Le centre de traitement des dépendances La Croisée des chemins respecte le droit à la vie privée de chaque individu et s’engage à protéger la confidentialité des renseignements confidentiels recueillis auprès de tout(e) Participant(e) ou Employé(e). En règle générale, les renseignements confidentiels sont disponibles seulement aux personnes qui doivent y avoir accès dans l’exercice de leurs fonctions au sein du centre de traitement des dépendances La Croisée des chemins.
PHOTOGRAPHIES ET ENREGISTREMENTS
Tout individu a le choix d’être photographié ou non, ou d’être enregistré (audio/vidéo) ou non.
Les photographies ou enregistrements qui permettent d’identifier un individu comme Employé (e) du centre de traitement des dépendances La Croisée des chemins ne constituent pas un renseignement confidentiel relatif à cet individu.
Les Employé(e)s sont tenu(e)s de signer la présente entente de confidentialité (Annexe A) avant d’exercer leurs fonctions ou d’exécuter leurs mandats auprès du centre de traitement des dépendances La Croisée des chemins.
L’obligation de confidentialité est en vigueur pendant toute la durée de la relation d’un(e) Employé(e) avec le centre de traitement des dépendances La Croisée des chemins et reste applicable même après la fin de cette relation.
COLLECTE ET USAGE DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS
Le centre de traitement des dépendances La Croisée des chemins peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les Employé(e)s. La constitution de tels dossiers a pour objet de :
- Maintenir les coordonnées à jour;
- Documenter des situations de travail ou de bénévolat;
- Permettre, dans le cas des Employé(e)s rémunéré(e)s, la réalisation des tâches administratives requises ou permises par la loi (impôt sur le revenu, assurances collectives, etc.)
Le centre de traitement des dépendances La Croisée des chemins peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les Participant(e)s. La constitution de tels dossiers a pour objet de permettre au centre de traitement des dépendances La Croisée des chemins de réaliser un événement, une publication, de réaliser une activité ou de fournir un service.
Le centre de traitement des dépendances La Croisée des chemins peut seulement recueillir les renseignements confidentiels qui sont nécessaires aux fins du dossier et peut utiliser les renseignements confidentiels seulement à ces fins.
Les renseignements confidentiels peuvent seulement être recueillis auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci consente à ce que la cueillette soit réalisée auprès d’autrui ou que la loi l’autorise.
GESTION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS
La direction, comme personne exerçant la plus haute autorité dans l’organisation, est la personne responsable d’assurer la protection des renseignements personnels. La direction peut déléguer cette responsabilité en la constatant par écrit. Sur le principal site Web du centre de traitement des dépendances La Croisée des chemins doit être indiqué, sous le titre de la direction ou de la personne responsable, « personne responsable de la protection des renseignements personnels » ainsi que le moyen de la joindre. La direction ou la personne responsable s’assure de la tenue d’un Registre des incidents de confidentialité.
Coordonnées de la personne qui assure la protection des renseignements personnels :
Madame Mylène Lessard,
directrice générale
Courriel :direction@croiseedeschemins.ca
Téléphone : 418 227-0897
Sous réserve de l’article 5.3, la direction est autorisée à accéder à tout renseignement confidentiel que détient le centre de traitement des dépendances La Croisée des chemins. Les autres Employé(e)s sont autorisé(e)s à accéder aux renseignements confidentiels dans la mesure où cet accès est nécessaire à la réalisation d’une tâche dans l’exercice de leurs fonctions.
Pour l’application des lois, un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisé(e)s par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.
Lorsqu’un(e) Employé(e) ou un(e) Participant(e) constate un incident de confidentialité, il ou elle doit informer avec diligence la direction ou la personne responsable de la protection des renseignements confidentiels afin qu’il soit inscrit au Registre. L’employé(e) ou le ou la participant(e) doit, pour ce faire, remplir un formulaire de signalement et l’acheminer ensuite à la direction ou à la personne responsable. Le registre doit conserver les informations sur un incident de confidentialité pour une période de cinq ans.
Doit être colligé dans le formulaire de signalement :
- Une description des renseignements personnels touchés par l’incident ou, si cette information est inconnue, les raisons pour lesquelles il est impossible de fournir une telle description;
- Une brève description des circonstances de l’incident;
- La date ou la période à laquelle a eu lieu l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue);
- La date ou la période à laquelle l’organisation s’est aperçue de l’incident;
- Le nombre de personnes concernées par l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue).
La direction ou la personne responsable juge si l’incident présente un « risque sérieux de préjudice ». Les renseignements ainsi que les mesures à prendre afin de diminuer le risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées sont versé(e)s au Registre.
Si l’incident présente un risque sérieux de préjudice, la direction ou la personne responsable avise la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées de tout incident présentant un risque sérieux de préjudice à l’aide du formulaire approprié.
Seul le personnel clinique est autorisé à accéder aux renseignements confidentiels que le centre de traitement des dépendances La Croisée des chemins détient dans le cadre des activités et services cliniques. La direction peut toutefois y accéder dans la mesure où cela est nécessaire et convenu dans les documents balisant l’activité ou le service individualisé.
CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS
Les Employé(e)s ayant accès aux dossiers en vertu de l’article 5 s’obligent à :
- S’assurer que les renseignements confidentiels soient gardés à l’abri de tout dommage physique ou accès non autorisé;
- S’assurer que tous les documents électroniques comportant des renseignements confidentiels, incluant ceux copiés sur un appareil de stockage portatif, soient cryptés et protégés par des mots de passe. Ces mots de passe doivent être modifiés deux fois par année, ainsi qu’à chaque fois que les personnes ayant accès aux dossiers concernés sont remplacées;
- Garder les renseignements confidentiels en format papier dans des classeurs pouvant être verrouillés et s’assurer que les classeurs soient verrouillés à la fin de chaque journée de travail. Les clés des classeurs doivent être gardées dans des endroits sûrs.
Lorsqu’un(e) Employé(e) peut également, à certains égards, être qualifié(e) de participant(e), les renseignements confidentiels concernant chaque titre seront conservés séparément.
Les dossiers constitués en vertu de cette politique sont la propriété du centre de traitement des dépendances La Croisée des chemins.
DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS
Sous réserve de l’article 7.2, les renseignements confidentiels ne sont conservés que tant et aussi longtemps que l’objet pour lequel ils ont été recueillis n’ait pas été accompli, à moins que l’individu concerné ait consenti à ce qu’il en soit autrement. Ces renseignements confidentiels sont ensuite détruits de façon que les données y figurant ne puissent plus être reconstituées.
Les dossiers concernant les Employé(e)s sont conservés par le centre de traitement des dépendances La Croisée des chemins.
Pour plus de certitude, les renseignements confidentiels concernant un individu ayant offert un témoignage, tels que son nom et ses coordonnées, sont détruits une fois le témoignage publié ou diffusé, à moins que l’individu ait préalablement consenti à ce que les renseignements confidentiels le concernant soient conservés pour permettre au centre de traitement des dépendances La Croisée des chemins de le recontacter dans le futur. Pour plus de certitude, chaque utilisation du témoignage d’une personne doit être approuvée par celle-ci.
DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS À UN TIERS
Autre que dans les situations où la loi le requiert et sous réserve des autres dispositions du présent article 8, les renseignements confidentiels ne peuvent être divulgués à un tiers qu’après l’obtention du consentement écrit, manifeste, libre et éclairé de la personne concernée. Un tel consentement ne peut être donné que pour une fin spécifique et pour la durée nécessaire à la réalisation de cette dernière.
Les renseignements confidentiels peuvent être divulgués sans le consentement de la personne concernée si la vie, la santé ou la sécurité de celle-ci est gravement menacée. La divulgation doit alors être effectuée de la façon la moins préjudiciable pour la personne concernée.
Tel que permis par la loi, le centre d’intervention en dépendance La Croisée des chemins peut divulguer des renseignements confidentiels nécessaires à sa défense ou celle de ses employé(e)s contre toute réclamation ou poursuite intentée contre le centre de traitement des dépendances La Croisée des chemins ou ses employé(e)s, par ou de la part d’un(e) participant(e), d’un(e) employé(e), ou de l’une de ses personnes héritières, exécutrices testamentaires, ayants droit ou cessionnaires, y compris toute réclamation émanant de l’assureur d’un(e) participant(e) ou d’un(e) employé(e).
COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS À LA PERSONNE CONCERNÉE
Sous réserve de l’article 9.2, les participant(e)s et employé(e)s ont le droit de connaître les renseignements confidentiels que le centre de traitement des dépendances La Croisée des chemins a reçus, recueillis et conserve à leur sujet, d’avoir accès à de tels renseignements et de demander que des rectifications soient apportées à ceux-ci.
Le centre de traitement des dépendances La Croisée des chemins doit restreindre l’accès aux renseignements confidentiels lorsque la loi le requiert ou lorsque la divulgation révélerait vraisemblablement des renseignements confidentiels au sujet d’un tiers.
Une demande d’un(e) participant(e) ou d’un(e) employé(e) en lien avec l’article 9.1 doit être traitée dans un délai maximal de 30 jours.
MANQUEMENT À L’OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ
Un(e) Employé(e) manque à son obligation de confidentialité lorsque cette personne :
- Communique des renseignements confidentiels à des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès;
- Discute de renseignements confidentiels à l’intérieur ou à l’extérieur du centre de traitement des dépendances La Croisée des chemins alors que des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les entendre;
- Laisse des renseignements confidentiels sur papier ou support informatique à la vue dans un endroit où des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les voir;
- Fait défaut de suivre les dispositions de cette politique.
Advenant un manquement à l’obligation de confidentialité, des mesures disciplinaires appropriées, pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat de travail ou de toute autre relation avec le centre de traitement des dépendances La Croisée des chemins, seront prises à l’égard de la partie contrevenante et des mesures correctives seront adoptées au besoin afin de prévenir qu’un tel scénario ne se reproduise.
S’il s’avère que les renseignements confidentiels d’une personne ont été utilisés de façon contraire à une disposition de cette politique, cette personne peut déposer une plainte auprès de la direction du centre de traitement des dépendances La Croisée des chemins, ou auprès du comité exécutif ou du Conseil d’administration du centre de traitement des dépendances La Croisée des chemins si la plainte concerne le ou la directeur.trice général.e.
Comme prévu par la loi, la personne s’étant vu refuser l’accès ou la rectification des renseignements confidentiels la concernant peut déposer sa plainte auprès de la Commission d’accès à l’information pour l’examen du désaccord dans les 30 jours du refus du centre de traitement des dépendances La Croisée des chemins d’accéder à sa demande ou de l’expiration du délai pour y répondre.